国家科委关于印发“《发明奖励条例》若干条款的说明”及“《发明申报书》编写格式”的通知
国家科学技术委员会
国家科委关于印发“《发明奖励条例》若干条款的说明”及“《发明申报书》编写格式”的通知
一九七八年十二月国务院颁布《发明奖励条例》以来，全国发明奖励工作取得了一定成绩，积累了一些经验。同时，在执行《条例》过程中，也提出了一些问题，需要作细则性的规定。为此，我委于一九八二年十一月在成都召开了全国发明工作座谈会，就这些问题进行了讨论，制定了“《发明奖励条例》若干条款的说明”，并重新修订了“《发明申报书》编写格式”。现将这两个材料印发给你们，于一九八三年二月一日开始试行。过去印发的申报书编写格式，从新格式执行之日起作废。
《发明奖励条例》若干条款的说明
一、 关于本条例所说的发明
１． 《发明奖励条例》第二条规定“本条例所说的发明是一种重大的科学技术新成就。它必须同时具备下列三个条件：（１）前人所没有的；（２）先进的；（３）经过实践证明可以应用的”。
２． 什么是“一种”科学技术成就？“一种”，是指改造客观世界的科学技术成就，这种成就才有可能是发明。至于认识客观世界的科学成就，则属于理论成果，应按《自然科学奖励条例》办理。
３． 什么是“前人所没有的”？“前人所没有的”，是指创造了一项“新”的技术，就是国内外所没有的，或国外虽有而未公开的，反之，凡是与国内已有的或国外已公开的技术相雷同者，都不能算作“前人所没有的”。
４． 什么是先进的？判断一项发明是否先进及先进的程度如何，主要是按其科学技术水平，经济效益，社会效益（例如医疗效果）的大小而定。这里首先要解决和什么作比较的问题。其办法是：（１）要和国内已有的及国外已公开的同类最先进的技术作比较；（２）要全面衡量利弊得失，不能只就其中某几项指标作比较。
５． 什么是“经过实践证明可以应用的”？这里主要指经过生产实践的证明，但是如果试验研究的条件与生产条件相同的，或不需要扩大生产的，则可不必经过生产实践的证明。
６． 什么是“重大的”？“重大的”，是指对社会主义现代化建设的作用意义大的科学技术成就。
７． 一项科学技术成果，只要符合《发明奖励条例》第二条的规定，即使是某一产品的一个零件、一道工序或一种成份的改进，均可申报发明奖励。
８．对《发明奖励条例》颁布以前（１９７８年１２月）完成的科学技术成果，除现仍符合《发明奖励条例》第二条的规定外，不能再申报发明奖励。
二、 发明申报书的编写
９． 申报国家发明奖励时必须严格按照规定的格式编写发明申报书，其格式和要求附后。
１０． “发明的详细内容及列为发明的理由”一项，是申报书的主要部分，应包括以下内容：
（一）当前国内外尚未解决（或国外保密）的技术问题。
（二）发明的详细内容及发明权项。
（三）发明的作用意义。
（四）发明可以应用的事实根据。
（五）保密要点。
三、发明奖励等级的评定原则
１１． 《发明奖励条例》第六条规定“发明项目按它的作用意义大小划分为四等奖”。
发明奖励等级的评定，要根据发明的科学技术水平，年经济效益、社会效益，进行全面衡量。
１２． 发明如系国内外首创，且科学技术水平很高，经济效益，社会效益十分显著的，可酌情评为一等发明奖；特别重大的，可建议评为特等发明。
１３． 发明如系国内外首创，且科学技术水平高，经济效益、社会效益大的；或发明虽国外已有，但未公开，技术难度较大，经济效益、社会效益显著的，可酌情评为二等发明奖。
１４． 发明如系国内外没有，且科学技术水平较高，经济效益、社会效益较大的；或虽与国外已有的雷同，但技术上保密，且经济效益、社会效益大的，可酌情评为三等发明奖；符合发明奖励条件，但科学技术水平，经济效益、社会效益不够评为三等发明奖的，可酌情评为四等发明奖。
四、 发明者应具备的条件
１５． 发明者包括发明单位及发明人。
１６． 只有对发明权项作出创造性贡献的单位才能算发明单位。仅对某项发明的研究工作给予资助的单位，不能算作发明单位。
１７． 只有对发明权项作出创造性贡献的人才能算作发明人。一切从事发明辅助工作、组织工作的人员都不能算作发明人。
五、 发明奖金的分配
１８． 按照《发明奖励条例》第八条的规定：“集体发明（包括协作单位），所得奖金按照发明者贡献大小，合理分配。个人发明，所得奖金发给个人。”原则上应将全部奖金发给发明者。鉴于当前的实际情况，为保护发明人的权利，分配给发明人的奖金至少不能低于百分之七十。
１９． 几个单位共同完成的发明，其奖金由申报部门负责进行合理分配。
六、 发明权的争议和处理
２０． 凡国家科委发明评选委员会通过的奖励项目，自公布之日起三个月内，任何人如有异议，均可向国家科委发明评选委员会办公室提出。公布三个月后如无人提出异议，即行授奖，超过三个月提出的异议，一般不予受理。
２１． 凡国家科委发明评选委员会通过奖励的项目，自公布之日起三个月内，如有争议，一般由发明申报部门负责处理。为及时解决争议问题，争议任何一方，均应按照争议处理部门的要求，及时地如实地提供有关争议的补充材料和旁证文件。如在六个月内不作答复，即判为弃权，由争议处理部门裁决。
七、 本《说明》的解释权属国家科委
建议密级（３）：秘密
《发明申报书》编写格式（１） 批准密级（４）：秘密
国际专利分类号（２）：Ｃ２１Ｄ９／３８、Ｃ２１Ｄ１／６６序号（５）：
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┃ 发明名称（６） ┃ 感应淬火无磁金属型防水环 ┃
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┃ 发 明 者（７） ┃ 广州市冶金研究所姚勤，广州市第三轧钢厂邝健、马汝立 ┃
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┃ 申报部门（８） ┃ 冶金部 ┃
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┃ ┃１９７５年４月～┃基层申报日期（１０）┃１９８０．１２ ┃
┃ 起止时间（９） ┃ ┠──────────╂────────┨
┃ ┃１９７９年９月 ┃部门申报日期（１１）┃１９８１．４ ┃
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发明的详细内容及列为发明的理由（１２）
一、当前国内外尚未解决（或国外保密）的技术问题（１２—１）
轧辊等圆柱件的热处理，近年来广泛采用连续感应加热淬火（称为“渐进法”），其中“防水”技术被视为国内外长期难于解决的问题。
一九五五年以来，欧、美、日、苏等国在“防水”问题上取得不少专利，但关键工艺是保密的。从查阅的专利文献［见附件一］以及我国到西德、法国等十七家轧辊生产厂考察和有关专业展览会介绍，都不具体介绍“防水”技术。
过去，我国都是采用“斜喷”，即把喷水器制成斜筒型，喷水孔出水方向与辊身表面成一定角度，如４５°、６０°、７５°等，结构见图一。其缺点是（１）不能及时喷冷淬火；（２）易产生软点及硬度不足；（３）有水蒸气上升，难用仪器测温。这些缺点致使轧辊等工件的质量和寿命受到严重影响。
比利时Ｏ．Ｓ．Ｂ公司生产的轧辊淬火机床被称为世界名牌产品，其防水技术是采用“挡水环”。结构如图二，由上固定环１，中间衬环２，下固定环３，挡水环４以及螺钉、螺母、垫圈等七种零件组成。使用时，水压为０．５—１．７公斤／厘米２。淬火时，给挡水环上撒上白色润滑粉，以更好地密封和润滑。存在问题是溅水、使用寿命短（仅一次）。
本发明根据磁性、弹性、耐磨等原理，选用铜或奥氏体不锈钢板及簿冷轧奥氏体不锈钢片，经特殊设计及加工，制造成“无磁金属型防水环”，解决了溅水问题，提高了使用寿命五十倍以上，便于用仪器测温。
二、发明的详细内容及发明权项（１２—２）
１．结构 本发明的结构如图三、图四所示，图三为铆接式，图四为装配式。材质选用不受磁场力作用的铜及奥氏体不锈钢。“防水片”所使用的奥氏体不锈钢必须是经过冷轧的，厚度为××～××毫米，对每块“防水片”要经过特殊加工，具体方法是××ו••。
２．组合方式 采用×片至×片“防水片”，按××ו••规则叠放，用φ６毫米铆钉将它们与厚×～×毫米的•••连成一体。
３．加工 组合后，在车床上对其内径作最后加工，加工时必须××ו••。确定内径的原则是××ו••。
４．使用决窍必须把××ו••，以保证整体刚性，并使热区微量蓄水也不可能。
发明权项：
１．感应淬火无磁金属型防水环是由数片奥氏体不锈钢“防水片”以及钢、奥氏体不锈钢（或铝合金）板为刚性外环组成。作为轧辊等圆柱件感应淬火时挡水用。
２．根据第一项，“防水片”必须采用经过冷轧的薄片，其厚度不能超过１毫米。“防水片”必须每隔一定弧度作特殊的加工处理。
３．根据第１项和第２项，将数片“防水片”按一定规则叠放，再与刚性外环用铆钉或螺钉连成整体，内径的大小取决于被淬火工件热态时的外径尺寸，一般比工件外径小１０毫米以下。
（改编者注：发明权项中所用“数片”、“一定弧度”、“特殊加工”、“一定规则”等，原发明申报书均有具体数字，因系本发明的保密部份，在改编时才予以省略，发明者编写时，均应如实写明）。
三、发明的作用意义（１２—３）
１．技术指标对比
本发明和已有的先进的“挡水环”的技术性能对比，详见表一。由表一可见，本发明比Ｏ．Ｓ．Ｂ公司的寿命提高五十倍以上，且适应性、可靠性均优于该公司的产品，无溅水现象产生，有效地防止了淬火软点及硬度不足问题。以轧制马口铁的φ１８０×６５０×１４７０毫米冷轧工作辊为例，淬火后硬度在ＨＳ１００以上，经１４０℃４０小时回火，表面硬度仍大于Ｈ９５，轧辊质量达到Ⅰ类，硬度差△ＨＳ从±３以上，降为
±１．５左右，淬硬层从小于６毫米，加深到大于９毫米。
２．年节约价值
以广州第三轧钢厂为例，过去一对轧辊只能用１０－１５天，由于轧辊在感应加热淬火过程中应用了本发明，使轧辊寿命提高到７０天左右，辊耗为过去的四分之一，年节约钢材约１０吨，节电约４万多度，节约生产费用１２万多元。由于应用本发明加工的轧辊表面质量优良，提高了轧制件的成品率，经济收益更为显著。以广州锌片厂、广州铝轧延厂、广州第三轧钢厂为例，一九七九年及一九八０年上半年就三种规格轧辊考核统计，比过去节约钢材５４吨、生产费用节省６３万多元，多得利润近１９０万元，扣除各项成本费，合计纯经济收益２５０多万元。
采用本发明还可节省外汇 武钢硅钢厂在一九七六年订购森吉米尔轧机φ７４×１１８０毫米工作辊耗用６０万美元外汇，今年，大冶、武钢等研制我国产钢材，并用本发明在中频加热淬火机床上处理，效果满意，决定不再引进［附件三］。今后，武钢冷轧厂处理一米七轧辊不必再进口Ｏ．Ｓ．Ｂ的“挡水环”。
四、发明可以应用的事实根据（１２—４）
自一九七六年以来，广州第三轧钢厂、沈阳重型机床厂等已采用本发明处理了大量的φ１３８毫米至φ５００毫米轧辊。一九八０年，武钢硅钢厂用本发明处理φ７４×１１８０毫米轧机工作辊５０多根，该厂拟正式用于自制轧辊，以代替进口轧辊。应用证明见附件三。
本发明于一九七九年九月经广东省冶金局组织技术鉴定（附件二）。
５．保密要点（１２—５）
发明内容中结构、组合方式、加工方法及使用诀窍。
（改编者注：此《发明申报书》编写格式系根据原“感应淬火无磁金属型防水环”发明申报书由国家科委科技管理局进行改编，原发明申报书中的附图及附件在改编时均略去，属于对国外保密的技术内容，改编时均以“××ו••”代替。这些内容在发明者编写《发明申报书》时，均应如实写上）。
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┃ 附 ┃ １．查阅国内外专利文献及非专利文献的情况 ┃
┃ 件 ┃ ２．技术鉴定书 ┃
┃ 目 ┃ ３．应用证明 ┃
┃ 录 ┃ ４．发明人情况表 ┃
┃（１３）┃ ┃
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┃ 申报部门审查意见（１４） ┃
┃ 应用感应加热技术对轧螺等圆柱体进行热处理，要求连续加热并连续激冷，这就┃
┃必须把感应加热区与喷水冷却区截然隔开，以防止溅水造成软点及硬度不足。广州市┃
┃冶金研究所和广州市第三轧钢厂研究成功的无磁金属防水环，经三年来生产使用证明┃
┃，具有无磁、耐高温、耐磨、寿命长、防水性能好等特点，显著提高了轧辊质量，国┃
┃外尚未见有如此高性能的防水环。特申请四等发明奖，建议定为秘密级。 ┃
┃ ┃
┃ 冶金工业部 ┃
┃ （盖章） ┃
┃ 一九八一年四月十二日 ┃
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┃ 国家科委发明评选委员会审批意见（１５） ┃
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发 明 人 情 况 表
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┃序┃姓 名┃性┃年龄┃职务、┃文化┃工作单位┃参加本发明┃对第几项发明权项┃
┃号┃ ┃别┃ ┃职称 ┃程度┃ ┃起止时间 ┃ 作出创造性贡献 ┃
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《发明申报书》编写说明
（１）《发明申报书》应按规定格式和顺序编写，大小为标准十六开纸（高２６０毫米、宽１８８毫米）竖装，左边留３０毫米宽作为装订用。打印或铅印，字体不能小于４号字。不加封面。向国家科委报送份数：申报三、四等发明奖为４０份，申报一、二等发明奖为６０份。
（２）《国际专利分类号》应按《国际专利分类表》第三版标出本发明的分类符号。在第三版的中文版未印出以前，以第二版为准。
（３）《建议密级》由国务院有关部门或省、自治区、直辖市科委填写。
（４）《批准密级》由国家科委填写。
（５）《序号》由国家科委发明评选委员会办公室填写。
（６）《发明名称》应简明、准确，与发明内容一致。一般不准采用代号。
（７）《发明者》包括完成发明的单位及其发明人。两个以上单位完成的发明，其发明人应由单位协商，按对发明权项的贡献大小排列顺序。
（８）《申报部门》指受理申报的国务院有关部门或省、自治区、直辖市科委。
（９）《起止时间》指发明从开始研制到通过鉴定或首次正式用于生产的时间。
（１０）《基层申报日期》指发明单位向申报部门提出申报的日期。
（１１）《部门申报日期》指申报部门向国家科委提出申报的日期。
（１２）《发明的详细内容及列为发明的理由》必须按规定的标题及顺序编写。编写方法是：
（１２－１）“一、当前国内外尚未解决（或国外保密）的技术问题”。应简明扼要地写明四点：
（ａ）发明所属的技术领域及主要用途；
（ｂ）引用已查阅的专利文献及非专利文献，说明当前在解决同一课题方面有那些最先进的技术，指出与本发明最相近的专利文献或非专利文献的技术特点，设备发明应附结构图，方法发明应附成份范围、工艺流程，物质发明应附组份、结构式及获得该物质的手段，新用途发明应写明原有用途；
（ｃ）指出已有同类先进技术存在的缺点或待解决的问题；
（ｄ）本发明采用了什么新的技术手段，解决了前人未解决的那几个问题。
（１２－２）“二、发明的详细内容及发明权项”。主要是回答发明了什么？那些内容需要对国外保密，那些内容要求得到保护。要叙述发明的全部内容，包括技术决窍。发明内容应与发明权项一致。需对国外保密的内容应以横线示出。具体写法：
ａ．设备发明。设备包括机组、机器、器械、仪器仪表，电路，工具，零部件等。设备作为发明对象，发明内容的基本写法是按结构描述其特点，一般要写四点：（一）按结构图（装配图、剖面图）从静态到动态作总的描述，静态用以说明构成发明的组成部分，动态用以说明动作程序；（二）画出关键部件图作深入描述，包括特殊加工工艺、特殊材料、特殊调试技术等；（三）列出性能指标；（四）构成发明权项的其他内容。所有机械图均不注尺寸，但应按比例绘制并标出图序，注上零部件的名称。
ｂ．方法发明。包括设计方法，新工艺、加工方法，测量方法，控制方法，安装方法，采矿方法，采伐方法，栽培方法以及其他方法。方法作为发明对象，发明内容的基本写法是按动作顺序及实现的条件描述其特点，一般要写五点：（一）基本原理，已知的原理只需写明采用了什么原理；新的原理要列出结论性的公式（不要写推导过程），并注明公式中各种符号的物理含义。（二）说明动作顺序，如工艺流程、安装步骤等；（三）实现的条件，如工艺条件、使用的原料等；（四）完成动作所用的设备。构成发明权项的特殊设备，应参照设备发明的写法，详细描述其特征。
ｃ．物质发明。物质可分用化学方法获得的物质和用非化学方法获得的物质两类。
用化学方法获得的物质，包括所有的化合物。其发明内容的基本写法是按每种元素的原子量、化学键和它们的分布状况以及获得该物质的方法为特征描述。一般要写四点：（一）组成成份，包括各元素的称、特性、配比及结构式；（二）合成方法，包括工艺流程、工艺参数（含最佳参数）；（三）物化性能；（四）列举１—２个完成本发明的实例（含最佳条件）。
用非化学方法获得的物质，包括所有混合物，如合金、玻璃、陶瓷、涂料等。其发明内容的基本写法是按组成的元素和获得该物质的方法为特征描述。一般要写五点：（一）组成成份，包括各元素的名称、特点、形状、性能及配比（重量百分比），关键成份的机理；（二）合成工艺，包括工艺流程和工艺参数（含最佳参数）；（三）完成工艺所需的特殊设备（参照设备发明写）；（四）物化性能；（五）列举１—２个完成本发明的实例（含最佳条件）。
ｄ．新用途发明。是指对已知的设备、方法、物质发明找到了非传统的新用途。新用途发明的基本写法是：（一）阐明以往解决同一技术问题有那些方法；（二）已知发明的原来用途；（三）新用途的使用对象及使用条件。
关于“发明权项”的写法。发明权项（或称发明点、发明范围）就是发明要求保护的范围。它是发明的核心部份，也是审查发明、保护发明、处理发明争议的依据。对编写发明权项总的要求是：
（ａ）应简洁、概括、完整、明确地表达发明的技术实质；
（ｂ）权项的全部内容应以发明容作为依据，发明内容中没有的，不允许写入发明权项。发明的原理、效果、意义不写入发明权项；
（ｃ）不要含有宣传性的语句，如“高效率的”、“新型的”、“取得显著的效果”、“填补国内空白”、“达到世界先进水平”等等；
（ｄ）全部用文字表达，不要画图。如确需借助图示才能表达清楚时，可以写明见发明内容中图几。
具体写法是：
（ａ）单项制。凡用一项权项能够完整地表达发明的技术实质，而不需要用第二项权项来加以说明的，则用单项制，即只写一条权项。举例，发明名称：磁合金，发明内容仅是这种合金的成份，而冶炼方法是采用已有的常规工艺。其发明权项可写成“磁合金是由下列成份比组成（重量％）：钴２３－２５，镍１３－１５，铝７－９，铜３－４，钛０．１－０．３，钇０．０５－０．５，其余为铁”。
（ｂ）多项制。需要用二项或二项以上的权项才能完整地表达发明的技术实质时，则用多项制。大多数申报发明奖的项目，需要用多项制表述发明权项。多项制的基本写法是，第一项写主权项，第二、三……项均为从属权项。主权项的第一句话写发明名称，从属权项的第一句话必须引用主权项，必要时还要引用前面的从属权项。主权项和从属权项按统一顺序编号。具体写法可参阅“《发明申报书》编写格式”感应淬火无磁金属型防水环的发明权项。如果主权项是二项或二项以上，则写完第一项主权项及其从属权项后，接着写第二项主权项及其从属权项，再接着写第三项主权项及其从属权项……余此类推。仍按统一顺序编号，如第一项主权项及其从属权项编到序号４，则第二项主权项为序号５，它的从属权项依次为６、７、……。
（１２－３）“三、发明的作用意义”。主要写三方面内容：（一）与已有的同类最先进技术进行技术经济指标的全面对比，说明本发明的先进性（如提高产品质量、提高劳动生产率、节约原材料、降低成本等）；（二）计算年节约价值，首先计算出每年取得的直接的节约价值，其次是已落实的预期的年节约价值。二次效果不考虑；（三）其他作用意义，如改善劳动条件、减少环境污染以及在国防建设、医疗卫生等方面的重要意义，凡应当定量描述的，均要有具体数据。发明的作用意义主要是体现在经济效益方面的，必须写第（一）、（二）条；主要是体现在社会效益方面的必须写第（一）、（三）条。
（１２－４）“四、发明可以应用的事实根据”。写明那些单位已经按本发明进行生产，那些单位正式应用了本发明；或写明本发明进行过中试的情况，中试装置是否正式投入生产；或证明本发明可以应用的其他根据。生产和应用单位应写全称，并注明详细地址、生产规模。
（１２－５）《保密要点》将发明内容中划横线部分概括为几点，具体写法参阅《发明申报书》
（１３）《附件目录》要求随《发明申报书》附四个附件：（一）查阅国内外专利文献及非专利文献情况；（二）鉴定证书；（三）应用证明；（四）发明人情况表（格式另附）。附件的大小和《发明申报书》相同，装订在申报书后面。
（１４）《审报部门审查意见》由国务院有关部门或省、自治区、直辖市科委填写，其内容包括：（一）同意申报发明的意见；（二）建议奖励的等级；（三）建议划定的密级；（四）盖印。具体写法参照《发明申报书》
（１５）《国家科委发明评选委员会审批意见》由国家科委根据国家科委发明评选委员会审批结果填写。
太原市人民政府办公厅转发市法制办市档案局关于太原市行政复议案件档案管理规定的通知
山西省太原市人民政府办公厅
太原市人民政府办公厅转发市法制办市档案局关于太原市行政复议案件档案管理规定的通知
并政办发〔2009〕84号
各县（市、区）人民政府，市直各委、局、办，各有关单位：
市法制办、市档案局关于《太原市行政复议案件档案管理规定》已经市政府领导同意，现转发给你们，请按照执行。
二○○九年八月十七日
太原市行政复议案件档案管理规定
市政府法制办 市档案局
第一章 总 则
第一条 为加强行政复议案件档案科学管理，实现行政复议案件材料立卷归档和档案管理标准化、规范化，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国行政复议法》等有关法律法规，结合本市实际，制定本规定。
第二条 本规定所称行政复议案件档案是指行政复议机关或行政复议机构在办理行政复议案件时，从申请人提出申请时起至行政复议机构受理、审查到结案等活动中直接形成的以文字、图表、声像、电函等形式表现的历史记录。
第三条 本市各级行政复议机关及具体办理行政复议事项的行政复议机构应按本规定做好行政复议案件材料立卷归档管理工作。
第四条 行政复议机关或行政复议机构应指定专人负责行政复议案件档案管理，并纳入岗位责任制内容，确保行政复议案件档案完整、安全，并积极提供利用。
第五条 行政复议机关应遵循档案集中统一管理原则，将行政复议案件档案列入综合档案室管理范围，统一编号，按年度每案立专卷、一案一号方法进行整理，并依照文件材料形成规律，保持文件材料之间的有机联系。跨年度行政复议案件在结案年立卷归档。
第六条 各类行政复议案件法律文书统一使用国际标准A4型纸打印，需要手写的，书写文字应用碳素墨水、蓝黑墨水或墨汁，字体要求整齐清晰。
第二章 文件材料收集整理
第七条 行政复议案件文书立卷归档工作由案件承办人员具体负责，案件受理后即开始收集、整理与本案有关的证据、依据和相关材料；案件办结后认真检查文书材料是否收集齐全，不完整及时补齐或采取补救措施，剔除与本案无关的文书材料。行政复议机构负责人为立卷审核人。档案人员指导行政复议案件材料的整理并承担档案保管、利用工作。
第八条 立卷归档的行政复议案件材料只留存一份原件为正本，多余的文书材料可另立一卷为副本。副本按正本收录的文书材料立卷，缺者可复印补足。
第九条 立卷的文书材料、声像材料应分别整理。密不可分的文书材料依顺排列在一起，文电合一立卷，排列时批复在前、请示在后，正件在前、附件在后，印件在前、定稿在后，转发件在前、原件在后；内容相同的文书材料只存一份，特殊情况除外。
声像材料应用文字标出摄像或录音对象、时间、地点、中心内容和制作人等，按时间顺序登记造册。 归档物证凡能够附卷保存的应装入证物袋，标明物证名称、数量、特征、来源；不能附卷保存的，应将其照片附卷，并在备考表上注明物证名称、规格、特征、保管地点等。
第十条 由行政复议机关向人民法院申请执行的案件材料可与原行政复议案卷合并立卷归档。
第十一条 没有参考价值的信封、工作材料，内容相同的重复文书材料，法律、法规、规章及规范性文件的复制件和与行政复议案件无关的其他文书材料不属于归档范围，由案件承办人依照档案管理和保密规定自行销毁或保存。
第十二条 行政复议案件文书材料按档案管理要求和法定办案程序形成的文书材料依顺序排列，行政复议机构认为前款规定以外的其他行政复议案件材料需要入卷的，按逻辑顺序适当确定编排位置。
第三章 卷内文书材料编目和装订
第十三条 卷内文书材料按排列顺序依次用阿拉伯数码编写页号，用铅笔标注于有文字的每页材料正面右上角、背面左上角。封面、卷内目录、封底不编页号。
第十四条 卷内目录按行政复议案件文书材料排列顺序逐件填写。
第十五条 《备考表》印制在案卷封底上。有卷内文书材料情况说明的，逐项填写在《备考表》内；无情况说明，也应填写立卷人、审核人姓名及立卷时间。
第十六条 案卷封面按规定逐项填写。行政复议机关是政府部门的，注明本部门名称。案由用简明、准确的法律术语填写。申请人、被申请人、第三人应注明全称。行政复议请求、结果、日期根据案件实际简要填写。
第十七条 案卷封面、卷内目录应用钢笔或毛笔按规定项目逐项填写齐全或用计算机打印。字迹要求规范、工整、清晰，打印编排须符合规范要求。
第十八条 案卷装订前应做好下列工作：
(一)对破损或字迹模糊的文书材料进行修补或复制，复制件置于原件前面；
(二)大于A4标准规格的纸张应折叠，小于A4标准规格的纸张应托裱；
(三)案卷装订不得压住字迹或图画；
(四)需要附卷保存的信封，应打开展平加贴衬纸，邮票不得撕揭；
(五)外文及少数民族文字材料应附标准汉语译文；
(六)文书材料上的金属物必须剔除，以防锈蚀。
第十九条 案卷厚度以每卷不超过15毫米为准，材料过多的，应当按顺序分册装订。
第二十条 案卷采用三孔一线左侧装订，装钉线长度约160毫米，在卷底装订线结扣处粘贴封志。装订时不得把文字压在线内。
第四章 档案保管期限
第二十一条 行政复议案件档案保管期限规定为永久、定期两种。凡具有长远查考和利用价值的行政复议案件档案，应永久保管；凡在较长时期内具有查考和利用价值的行政复议案件档案，视其重要程度分20或5年定期保管。
第二十二条 下列行政复议案件档案应永久保管
(一)与自然资源使用权、所有权有关的；
(二)涉及农村土地、林权承包、流转的；
(三)涉及民族、宗教内容的；
(四)涉及企业经营权、股权及企业兼并、分立、改制、上市、各类民事主体重大不动产投资的；
(五）重要组织撤销、变更、设立、改组等事宜和其他与财产权、身份权有关的；
(六)在本地区、本部门有重大影响的；
(七)重大涉外行政复议案件；
(八)具有代表性、典型性和研究讨论价值的；
(九)案情或案由为新类型或就该案的法律适用、事实认定问题有重大争议及对该案的法律适用或解释、事实认定问题请示过上级行政复议机关、有权机关的；
(十)其他需要永久保管的行政复议案件档案。
第二十三条 下列行政复议案件档案应定期保管
(一)时效性短、影响面小、利益冲突小的行政复议案件档案（包括不服轻微行政处罚、不服轻微行政强制措施、未造成重大损害后果的行政不作为、其他适用于短期保管的档案），保管期限为5年。
(二)不适用永久保管或5年期保管条件的其他行政复议案件档案，保管期限为20年。
第二十四条 行政复议案件档案保管期限从行政复议案件办结或终止行政复议后下一年起算。
第五章 归档和移交
第二十五条 行政复议案件结案后10日内，案件承办人应及时对案件全部材料进行整理、装订立卷；结案后15日内向本单位档案管理人员移交。
第二十六条 随卷归档的声像材料应在每盘(张)材料上注明当事人姓名、事由、档案编号、参见号、录(摄)制人、录(摄)制时间等，逐盘(张)登记造册归档，单独存放保管，并根据保管期限定期复制。
第二十七条 纸张类行政复议案件证物应装订入卷，不能附卷保存的应拍摄成照片并附卷，原物按有关规定经领导审批后处理。
第二十八条 卷内文书材料涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的，应列为密卷，归档时在案卷封面右上角加盖密级章。密级的确定、变更、解密依照《中华人民共和国保密法》及其实施办法规定办理。 第二十九条 案卷号从“1”开始，按结案时间顺序编制。档案管理人应当按归档顺序及时填写档案案卷号。案卷目录按保管期限分类填写，并分类编排。
保管期限代码分别用“I、Ⅱ、Ⅲ”表示永久、20年、5年保管期限。保管期限代码与案卷号的组合方式为：“保管期限代码—案卷号”。
第三十条 移交档案应由移交人与接收人进行验收登记，签名并注明日期。
第六章 查阅和保护
第三十一条 行政复议案件档案一般不外借。行政复议机关（机构）工作人员因工作需要可以查阅档案。查阅档案应办理查阅手续，当场查阅，当场归还。确需外借的，由单位分管领导签字批准后办理借出手续，并规定调借期限。
第三十二条 上级机关、司法机关需要调阅档案的，应当支持。由行政复议机关安排相关工作人员向本机关行政复议机构档案保管员办理借出手续，送需要调阅的机关，并负责与调阅机关联系归还档案。 第三十三条 查阅、调阅列为秘密以上密级的档案必须经行政复议机构负责人签字同意。
第三十四条 查阅人不得自行复制所查阅档案材料或转借他人。
第三十五条 借阅行政复议案件档案严禁涂改、圈划、抽换、批注、污损和折皱，档案管理人员如发现上述情况，应报告主管领导按规定追究借阅人责任。
第三十六条 经批准抄录、复制、复印的档案材料由复议机构核对无误后，加盖行政复议机关或行政复议机关行政复议专用印章，与档案原件具有同等效力。
第三十七条 档案保管部门及保管人员违反保密制度，泄露党和国家机密及公民个人隐私的，依法追究法律责任。
第七章 附则
第三十八条 行政应诉案件文书立卷归档可参照本规定办理。
各级人民政府及其部门和行政执法组织应依据档案管理法律、法规和本规定，结合本单位实际情况，建立健全行政复议和行政应诉档案管理制度。
第三十九条 本办法由市政府法制办、市档案局负责解
