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江西省鹰潭市人民政府办公室


关于印发《鹰潭市政府系统公开电子信箱管理暂行办法》的通知

鹰府办发[2006]46号


各县（市、区）人民政府，市龙虎山景区管委会，鹰潭工业园区管委会，市政府各部门：
《鹰潭市政府系统公开电子信箱管理暂行办法》已经市政府同意，现印发给你们，请遵照执行。



二ＯＯ六年十二月八日


鹰潭市政府系统公开电子信箱管理暂行办法

为促进政务公开，提高政府服务能力，推进政府职能转变和服务型政府建设，确保政府系统公开电子信箱办理工作行为规范、运转协调、监管有力，特制定本暂行办法。
一、总则
（一）政府系统公开电子信箱（以下简称政府信箱）是建立在鹰潭市政府门户网站上，以政府市长电子信箱（以下简称市长信箱）为总协调和总监管，由各县（市、区）人民政府、市政府各部门及部分单位公开电子信箱（以下简称单位信箱）组成，直接面向社会公众的专用公开电子邮箱体系。
（二）公开信箱的主要职责是了解社情民意，密切政府与人民群众的联系；为人民群众提供政策咨询，排忧解难；听取人民群众意见、建议，拓宽人民群众参政议政渠道，接受人民群众监督。
（三）公开信箱遵循“属地管理、分级负责，谁主管、谁负责”原则，办理工作实行“集中受理、归口办理、集中公示、统一监管”的制度。市信访局负责总协调、总监管和市长信箱邮件的办理。各单位要明确此项工作的责任部门和分管领导，并落实专人负责具体工作。
（四）为提高工作效率，在鹰潭市政府网站上建立公开电子信箱运行管理系统（以下简称管理系统），以确保各单位之间实施网上交互，并为该项工作的网上运行监管和考核提供支撑。各单位的公开信箱统一设立在此系统上，各地各单位对本地本单位的信箱接办件情况实施领导监管、专人负责，市信访局负责业务指导、督促，市信息中心负责技术支持。各单位已在其他网站或电子邮件系统设立的部门（或领导）公开信箱必须转接到统一分配的公开信箱的访问入口上。各单位公开电子邮件的受理、处理、转交和回复等，均通过管理系统专用程序办理。
二、邮件递交
（一）市民登陆鹰潭市政府门户网站，点击“市长信箱”栏目，选择市长公开信箱或各单位信箱后，根据页面提示填写完有关内容，即可提交邮件。
（二）市长信箱和各单位信箱收到的电子邮件，通过管理系统，按照统一办理程序进行处理。
三、邮件受理
（一）受理范围
1．对社会生活中的热点、难点问题的建议或意见；
2．对我市国民经济和社会发展各方面提出的建议或意见；
3．需要各级政府、市政府各部门以及部分提供公共服务的企事业单位按职责处理的有关事宜；
4．对有关政策法规的咨询；
5．对各级政府及其所属部门工作人员办事效率、工作作风、廉洁自律等方面的投诉。
涉及以下内容的邮件不属于公开信箱受理范围：
1．属于党委、人大、政协、部队、法院、检察院等职责范围内的事项；
2．行政公文的办理；
3．各种恶意攻击性邮件；
4．内容重复、空泛或无实际意义的；
5．各类商业广告。
（二）受理登记
1．收件。各单位信箱管理部门专设工作人员应在工作时间内随时收阅本单位公开信箱的邮件，做到日积日清。
2．分类。一是根据来信性质，可分为建议、求助、投诉、咨询和其他五种类型；二是根据来信内容涉及领域，可分为水电气、教育、治安等若干类型；三是根据邮件内容涉及地区，对邮件进行地域划分；四是根据受理范围，可分为有效件（受理邮件和掌握邮件）和无效件。前三种分类均由管理系统自动提供选项，由来信人在填写邮件时自行选定。工作人员阅件时应对信件的归类及内容进行审阅，并修正错误。
3．登记编号。各单位信箱办理责任人员进入公开信箱处理系统登记受理栏后，应逐件阅读，对受理邮件进行登记编号（掌握邮件应存档备查，无效邮件可予以删除）。登记后，管理系统自动生成邮件文号，并自动归入“拟办邮件列表”显示邮件信息。在邮件办理过程中，按照“一件一号”原则，始终以首接单位文号为准，不再另编文号。
四、立项处理
根据邮件内容，可选择以直办、交办、转阅、呈办、掌握五种方式对有效邮件进行处理。管理系统已实现了市长信箱与单位信箱之间以及单位信箱与单位信箱之间的网上办件交互。各单位与其下属单位之间的网上办件联系由各单位根据情况自行建立。为方便各单位邮件办理的批阅处理，管理系统同时提供直办单、交办单、转阅单、呈办单的转换打印功能，经办人可以纸质件方式对邮件进行内部流转处理。
（一）直办：即首接单位工作人员直接处理答复，或交单位内部其他部门处理。
处理：在管理系统“拟办邮件列表”的“处理方式”中选择“直办”，以“政府系统公开电子信箱处理单”为载体处理邮件，并由承办单位将处理结果答复来信人。
（二）呈办：即将邮件报送本单位领导阅示后处理，或各单位信箱将邮件报送市长信箱协调处理。
处理：在管理系统“拟办邮件列表”的“处理方式”中选择“呈办”，以“政府系统公开电子信箱呈办单”为载体提出呈办意见，经部门分管负责人审阅后处理。需报送市长信箱协调处理的邮件，可以“呈办单”形式通过管理系统网上传输到市长信箱。根据需要，可以将“呈办单”转换为“交办单”，按照交办邮件处理程序进行交办。
（三）交办：即首接单位将邮件转交其他部门办理。包括市长信箱交单位信箱办理和各单位信箱交其下属部门办理。
处理：在管理系统“拟办邮件列表”的“处理方式”中选择“交办”，以“政府系统公开电子信箱交办单”为载体提出拟办意见和承办要求，经部门分管负责人审阅后，以网上传输（市长信箱）、传真、邮寄、送达等方式转交有关单位处理。邮件办结后由承办单位将处理结果答复来信人。
（四）转阅：即首接单位将内容不属于本单位受理范围的邮件转请有关单位处理。包括市长信箱向单位信箱转阅，也包括单位信箱间的转阅。转阅件不要求首接单位答复。
处理：在管理系统“拟办邮件列表”的“处理方式”中选择“转阅”，以“政府系统公开电子信箱转阅单”为载体提出转阅意见，经部门分管负责人审阅后，以网上传输、传真、邮寄、送达等方式转交有关单位处理，并将邮件去向告知来信人。邮件办结后由承办单位将处理结果答复来信人。
（五）掌握：由受理单位将邮件存档备查，作为情况掌握或信息收集，不予登记编号。
五、退件
若收到交办、转阅、呈办有误的邮件，接件单位应及时通过网上传输、传真、邮寄、送达等方式将邮件退回来件单位，并说明退件原因。单位之间对交办、转阅邮件的管辖存在异议的，由收件单位提请市长信箱进行处理。
六、回复、反馈
（一）凡要求书面回复交办单位的邮件，应按照“政府系统公开电子信箱承办回复”格式要求回复或正式行文回复。
由于市长信箱与各单位信箱之间实行网上交互，各单位信箱应定时在线收取市长信箱和其他单位信箱交办、转阅的邮件，并按要求处理回复。承办单位若不能按时回复，应按《信访条例》的规定申请延时及告知来信人并书面向交办单位说明原因。
（二）工作人员应跟踪了解领导批示邮件的落实情况，并及时向领导反馈邮件办理情况。
七、催办、退办
（一）对超过回复或答复时限而又未说明理由的邮件，由交办单位下发“政府系统公开电子信箱催办单”，进行催办。市长信箱通过管理系统进行催办，同时在系统公示栏中进行公示，并自动显示累计时间。
（二）承办单位回复件不符合要求的，由交办单位下发“政府系统公开电子信箱退办单”予以退办，并注明退办理由和重办要求。承办单位应按照要求重新办理回复。市长信箱通过管理系统进行退办，同时在系统公示栏中进行公示。
八、答复
各承办单位收到邮件后，应及时办理，并通过电子邮件答复来信人；对属于信访事项的，能够当场答复是否受理的，应当当场书面答复，不能当场答复的，应当自收到递交、转送、交办的电子邮件之日起15日内决定是否受理并告知来信人，信访事项受理后应按《信访条例》规定的方式和时限进行答复、复查、复核。
九、公示
邮件办理完结后，除涉及国家机密和依法受到保护的商业秘密、个人隐私以及敏感性较强的内容外，承办单位经单位分管领导审签后，均应如实在鹰潭市政府网站上公示，管理系统提供网上办结邮件公示功能。
十、工作通报及考评
市信访局利用公开信箱处理系统对各单位公开信箱办理情况进行监督、指导和协调，定期抽查各单位信箱的收阅及办理情况，对抽查结果进行通报和考评。
十一、本暂行办法自印发之日起试行，2007年1月1日起正式实施。